山口県中小企業団体中央会

　Ｑ－３２議事録に関する質疑

Ｑ－３２－（1）理事会議事録の記載事項について

Ｑ．

当組合では、退職金を支出すること及びその金額を理事会で決議した事実はあるが、議事録には組合の内部事情によってこの点を省略している。
この場合議事録に記載すべき事項を記載しなかったものとして中協法第１１５条に該当するものと考えられるが、どうか？
更にこの場合、実際上は、決議を行っているのであるから、当日の出席理事全員の同意により、議事録の補追を行うことができるか？

Ａ．

理事会において決議した事項を議事録に記載しなかったことが、故意又は重過失によるものであれば、貴見のとおり中協法第１１５条第５号の規定に抵触するものと解される。
また、議事録の補追については、出席理事全員の同意があればできるものと解する。 (143-170)

Ｑ－３２－（2）
出席理事の一部が承認捺印しなかった理事会議事録の取扱いについて

Ｑ．

理事会議事録は出席理事全員の承認がなければ議事録として通用しないものかどうか？不承認の理事（通常１／８～１／１０名）からは承認捺印がなく議事録内容の調整修正が困難な場合の議事録の取扱いについてご見解をご教示賜りたい。

Ａ．

理事会の議事録については、ちゅ小企業等協同組合法第４２条で商法第２６０条ノ４を準用しており、同条第２項によると「議事録ニハ議事ノ経過ノ要領及其ノ結果ヲ記載シ出席シタル理事之ニ署名スルコトヲ要ス」となっている。
このように理事会の議事録は、理事会議事の記録であって、出席理事の署名は、記録された内容が事実と相違ないことを証明するためのものであるから、出席理事の何人かが署名を拒否し、その署名捺印がないからといってその議事録が直ちに議事録としての意味を失うものではなく、当該議事録の内容が事実に反していない限り、理事会の議事の証拠となるものと解する。
したがって、出席理事は議事録が事実に反しない限り署名を拒否すべきものではなく、もし理由なく署名を拒否した場合には当然のことながら法律に定められた忠実義務違反となる。
なお、理由なく署名を拒否する理事がある場合は、不承認理事の署名のない議事録の作成をもって法律上の議事録作成義務は履行されたものと解する。 (145-174)

Ｑ－３２－（3）総会議事録の署名者について（その１）

Ｑ．

総会終了後の各種手続きのうち、議事録の署名者につき、登記所の見解に相違が見られるので、これについてはどのように考えたらよいのか貴見をたまわりたい。

Ａ．

総会議事録には、議長及び出席した理事が署名しなければならない（中協法第５４条で商法第２４４条第２項を準用）が、署名すべき理事が誰であるかについては、役員任期の定款規定方法、総会開催日、前任者の退任時期、後任者の就任時期等により、場合を分けて考える必要がある。１．定款規定の役員任期を「何年」と定めている場合においては、以下のとおりとなる。
(1) 総会開催日が、前任者の任期満了前であって、前任者から（1）「総会開催日前」に辞任する旨の辞任届が提出されている場合には、前任者には後任者の就任時までの残任義務があり、一方、後任者が選出されると同時に就任を承諾すると、新旧両理事に議事録への署名を求めることとなる。
次に、前任者から（2）「総会開催日」、（3）「総会終結時」をもって辞任する旨の辞任届が提出されている場合には、総会で後任者が選出され、しかもその者がその総会に出席していたとしても、就任を承諾できるのは、総会開催日翌日以降あるいは総会終結後となるため、後任者には議事録への署名義務はなく、それぞれ旧理事が署名することとなる。さらに、（4）辞任届が提出されていない場合には、後任者の就任は、前任者の任期満了後になるため、旧理事に署名を求めるほかはない。
(2) 総会開催日が前任者の任期満了日と一致する期日であって、前任者から（1）「役員選挙直前」に辞任する旨の辞任届が提出されており、しかもその後任者が同一の総会で選出され、直ちに就任の承諾をした場合には、新旧両理事が署名することとなるが、（2）「総会終結時」に辞任する旨の辞任届が提出されている場合、又は（3）辞任届が提出されていない場合には、後任者の就任は、総会終結後あるいは総会開催日翌日以降となり、議事録への署名の必要がないため、それぞれ旧理事が署名することとなる。
(3) 総会開催日が前任者の任期満了後であるときには、前任者には残任義務が生じているが、この場合、後任者の就任承諾の時期が、（1）「総会での役員選出時」であるときには、新旧両理事に署名義務があり、（2）「総会終結後」又は（3）「総会開催日の翌日以降」に就任を承諾する場合には、旧理事が署名することとなる。
２．定款規定の役員が「何年又は就任後第何回目の通常総会終結時までのいずれか短い期間」と定められている場合には、以下のとおりとなる。
(1) 「何年」到来前に総会が開催される場合には、前任者の任期が「総会終結時」となり、旧理事が署名することとなる。
(2) 「何年」到来後に総会が開催される場合には、前期 1-(3)と同様の取扱いとなる。 (151-181)

Ｑ－３２－（4）総会議事録の署名者について（その２）

Ｑ．

当組合では、このたび通常総会が開催され、役員の改選が行われました。その結果、役員のほぼ全員が入れ替わることとなり、改選された者は全員その場で就任を承諾しました。総会の議事録には、議長と出席した理事が署名することとなっているようですが、今回の場合は、改選前の理事（旧理事）が署名することとなるのでしょうか、それとも改選後の理事（新理事）が署名することとなるのでしょうか。なお、当組合の定款には、役員の任期について「２年又は就任後において開催される第２回目の通常総会の終結時までのいずれか短い期間」と規定されています。

Ａ．

貴組合の定款の役員任期の規定は、「就任後の２年」と「就任から就任後開催される第２回目の通常総会の終結時までの期間」のいずれか短い期間が役員の任期となるというものですから、第２回目の通常総会が就任後２年以内の時期に開催された場合は、その総会の終結時で任期は終了し、２年を超える時期に開催された場合は、就任から２年後の応答日をもって終了することとなります。
したがって、貴組合の場合、この役員任期規定との関係から、その通常総会が就任後「２年を超えた」時期に開催されたのか、「２年以内」の時期に開催されたのかにより、議事録への署名者が異なってきます。
(1) まず２年の就任期間を経過後に通常総会が開催された場合は、既に改選前の理事（以下「旧理事」という。）の任期は終了していますが、残任義務規定（中小企業等協同組合法第４２条で商法第２５８条第１項を準用）によって後任の理事が就任するまで引き続き理事としての権利義務を有することとなるので、署名義務があります。また、通常総会において改選された理事（以下「新理事」という。）が議場において就任承諾をした場合は直ちに就任の効果を生じることとなるので、新理事にも同時に署名義務が生じることとなります。つまり、この場合は、新旧両理事が議事録に署名することとなります。
(2) これに対して、旧理事が就任して２年が過ぎないうちに通常総会が開催された場合は、旧理事の任期は、その通常総会が終結する時まで続くこととなりますので、新理事はたとえ、議場で就任承諾をしても、その総会終結以後でないと就任の効果は生じないこととなり、署名義務も生じず、旧理事のみが署名することとなります。なお、役員任期の定め方には、貴組合のような場合の他に「○年」という確定年の定め方もありますが、この場合も総会開催時期、辞任届の有無、辞任届の内容等により、総会議事録の署名者も異なってきます。 (89-6)